一般社団法人山梨工業会個人情報保護規定

（目的）

第１条

この規定は、一般社団法人山梨工業会（以下、本会）が、その活動のために保有する会員の個人情報に関しての取得、管理、利用について、本会および会員が、別に定めるプライバシーポリシーを遵守し、運用するために必要事項を定め、本会および会員の責務を明確にし、本会活動を円滑に推進し、かつ個人情報を保護することを目的とする。

（適用範囲）

第２条

この規定は、一般社団法人山梨工業会の運営、本会の会員、本会が雇用する者および本会が業務を委託した者について適用する。

（定義）

第３条

この規定で使う用語を以下の通り規定する。

（１）

個人情報
本会が、定款に定めた目的のために取得および作成した生存する会員の個人に関する情報で次の項目の組み合わせで構成され、個人を特定できる情報をいう。

①

氏名

②

卒業年次

③

入学年次

④

学部、学科

⑤

現住所

⑥

電話番号

⑦

メールアドレス

⑧

携帯電話番号

⑨

勤務先名称

⑩

勤務先住所

⑪

勤務先メールアドレス

⑫

勤務先電話番号

⑬

勤務先所属・役職

⑭

部活・サークル名

⑮

研究室、指導教官名、指導教員名

⑯

ログインID

⑰

その他個人に関する特定情報

但し、⑤、⑥、⑦、⑧、⑨、⑩、⑪、⑫、⑬、⑰は本人の希望で非開示とすることができる。
⑯は本人以外の閲覧は不可とする。

（２）

法
個人情報保護法

（３）

会員
本会定款第６条に定める正社員、客員社員、ならびに学生社員をいう。

（４）

会員による各種組織
支部、クラス会、その他会員によって構成された親睦・研修を目的とする組織で、本会理事会で承認されたものをいう。

（５）

山梨大学等
国立大学法人山梨大学、山梨大学工学部および山梨大学生命環境学部をいう。

（個人情報の利用目的）

第４条

本会が取得し、保有する個人情報の利用目的は次の通りとする。

（１）

会員名簿データベースの作成および閲覧

（２）

本会の発行する機関誌等の配布

（３）

本会の各種の会議、イベント等の開催、会費・寄付の納入依頼、会員の個人情報の収集など本会の活動に関する各種案内、依頼の発送

（４）

本会運営に関する会員へのアンケート調査

（５）

会員による各種組織の活動の支援

（６）

山梨大学等の広報活動、寄付金募集等の支援

（７）

（１）～（６）以外の目的では個人情報を利用しない。ただしあらかじめ本人の同意を得た場合、および法令の定めによる場合はこの限りではない。

（個人情報の取得）

第５条

本会が取得し、保有する情報は、前条に定める利用目的のために必要な範囲に限る。

２.

個人情報は原則として本人から取得するものとする。ただし次の各号に該当する場合はこの限りではない。

（１）

本人の同意があるとき。

（２）

法令等の規定に基づくとき。

（３）

個人の生命、身体または財産の安全を守るために緊急かつやむを得ないと認められるとき。

（４）

本会が、その活動のために付与または作成したことにより取得したとき。

（５）

所在不明、判断能力が不十分等の理由により、本人から取得することができないとき。

３.

本会は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、または公表するものとする。
ただし、前項（１）～（５）の場合はこの限りではない。

（個人情報管理責任者）

第６条

本会は、以下に定める個人情報管理責任者を定め、個人情報の取得、利用、提供及び維持のための管理を適正に行う。

２.

理事長は、理事の中より個人情報管理責任者を指名する。

３.

個人情報管理責任者は本会事務局の中から、個人情報事務取扱者を指名しなければならない。

４.

個人情報管理責任者は、個人情報の適正管理に必要な取扱事務を個人情報事務取扱者に委任することができる。

（個人情報事務取扱者の責務）

第７条

個人情報事務取扱者は、本規定に違反する事実又は違反するおそれのあることを発見した場合は、その旨を速やかに個人情報管理責任者に報告するものとする。

２.

個人情報管理責任者は、前項による報告の内容を調査し、違反の事実が判明した場合は遅滞なく理事会に報告するとともに、関係部門に適切な措置をとるよう指示するものとする。

３.

個人情報事務取扱者または個人情報事務取扱者であった者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、または不当な目的に使用してはならない。

（個人情報の提供）

第８条

本会が保有する個人情報の提供は、第４条に定める利用目的に限るものとする。

２.

前項の規定にかかわらず、次のいずれかに該当する場合は、本会が保有する個人情報を必要な範囲において、提供することができる。

（１）

本人の同意があるとき。

（２）

法令等の規定に基づくとき。

（３）

個人の生命、身体または財産の安全を守るために緊急かつやむを得ないと認められるとき。

３.

第４条５項の目的で使用する場合は、個人情報事務取扱者は、次の事項を確認し、文書として提出させたうえで、個人情報管理責任者の承認を得なければ提供できない。

（１）

個人情報の提供を受ける会員による各種組織において、提供された情報の管理責任者が明確になっていること。

（２）

提供される個人情報の利用目的が、本会定款第２章に定める目的および事業の範囲内にあること。

（３）

個人情報の提供を受けた会員による組織が、当該個人情報により特定された本人から当該情報の訂正、利用の停止の要求があった場合に、正当な理由がない限り、それに応じる義務を明確にしていること。

（４）

（３）で規定された要求があり、それに対する適切な措置をとった場合に、その事実を速やかに本会の個人情報管理責任者に報告すること。

４.

第４条６号の目的で山梨大学等に対する個人情報の提供は、第８条３項の定めに準じ、原則として個人情報事務取扱者が行う。

（個人情報取扱の外部委託）

第９条

本会が会員名簿データベースの作成、会報の印刷・発行等第４条に掲げる利用目的のために個人情報の取り扱いを外部業者委託する場合は、以下に従うものとする。

２.

本規定の趣旨に則り個人情報の管理が可能な委託業者を選定する。

３.

提供する個人情報は、委託する業務遂行のため必要最小限のものとする。

４.

委託先の個人情報の管理に関して、下記事項を含む契約を書面で取り交わす。

（１）

委託された個人情報の機密保持および保護

（２）

再委託の制限または条件

（３）

委託された個人情報の複製の禁止

（４）

委託された個人情報の漏洩等の事故発生時の処置

（５）

委託業務終了時の個人情報の消去および個人情報を含む媒体の返却

（６）

契約違反時の処置

５.

第４条５項の利用目的で会員による各種組織が外部委託する場合も本条に準じるものとする。

（個人情報の開示）

第１０条

本会は、保有する個人情報について、個人情報により特定される当該本人から、当該本人の個人情報について開示を求められた場合は、当該個人情報の特定する本人であることを合理的な方法で確認した後に、開示するものとする。

２.

前項の開示の申し出は、個人情報事務取扱者に対して行うものする。

３.

第１項の本人の確認は会員名簿データベースに対して行う場合は、ログインID 及びパスワードをもって行う場合は省略することができる。

４.

会員名簿データベースの開示は、会員本人が、ログインID およびパスワードをもってログインした場合のみとし、検索可能な範囲は指定学科と卒業年次の最大６年間までとする。

５.

会員への、会員名簿データベースの開示項目は、第３条（１）に示す当該データの本人が、許容した項目のみとする。

（個人情報の訂正、利用の停止）

第１１条

本会は、保有する個人情報について、当該個人情報によって特定される本人からデータの訂正、削除又は利用の停止を求められた場合は、訂正等を求めてきた会員が当該個人情報に該当する本人であることを合理的かつ適切な方法で確認した後に、合理的と認められる範囲で処置を行うものとする。

２.

当該する個人情報により特定される本人の、合理的かつ適切と認められる親族からの申し出についても前項に準じて処置を行うものとする。

３.

前２項の規定は、第８条３項に定める個人情報の訂正、利用の停止等についても適用する。

（関係者の苦情等の対応）

第１２条

本会は、保有する個人情報およびその取扱いについて、当該個人情報により特定される本人から苦情を受けた場合は、状況に応じて迅速かつ適切に対応するものとする。

２.

前項の苦情の受け付けは個人情報事務取扱者とする。

３.

前項の苦情を受け付けた場合、その内容と処置について個人情報事務取扱者は個人情報管理責任者に報告するものとする。

（違反に対する処置）

第１３条

本会において、本規定に定める事項に違反して個人情報の利用目的以外に流用、提供漏洩等があった場合は、個人情報管理責任者は適切な処置を検討し、理事会に諮り処分するものとする。

２.

本会は、何人かが故意にまたは過失によって本会の保有する個人情報を不正に取扱い、本会に重大な損害を与えた場合は、賠償請求、法的処置を含む適切な処置を講じるものとする。

（本規定の改廃）

第１４条

個人情報管理責任者は、必要と認めたときは本規定を見直し、これを理事会に諮り承認を得て改廃するものとする。

附則
本規定は、２０１２年６月１日より施行する。